Итоги проверки делопроизводства

Проверка кадрового делопроизводства: как оформить документацию

Итоги проверки делопроизводства

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо. Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки. Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Оформление результатов проверки кадровых документов

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации.

Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Примеры докладных записок

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации:

При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация.

Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки.

Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации:

Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г. по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ. В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия):
Вид документа Документы соответствуют действующему    законодательству Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.)
укажите свои данные по результатам проверки

Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

Скачать примеры докладных записок 

Проверочные листы ГИТ и Электронный инспектор вам в помощь

10 проверочных листов ГИТ

На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки 

Зарегистрироваться 

Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить.

Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться. Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «10 самых важных проверочных листов. Готовим документы для проверки ГИТ», чтобы разобраться с нюансами.

Что делать дальше для организации кадрового делопроизводства?

Вы оформили результаты проверки кадровых документов. Теперь создайте свою систему работы. В статье «Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

  • Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
  • Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  • Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  • Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  • Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  • Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1637

Аудит делопроизводства

Итоги проверки делопроизводства

Аудит делопроизводства за последние пару лет стал популярной услугой у специализированных компаний.

Популярной, но не дешевой, поэтому не всякий руководитель закажет ее, пока система документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) функционирует в компании более или менее сносно.

Помощник руководителя, ответственный за делопроизводство компании, в силах самостоятельно провести внутренний аудит системы ДОУ: выявить проблемы и наметить пути их решения.

В статье рассмотрим, когда и зачем необходимо проводить аудит делопроизводства, а также опишем его основные этапы

КОГДА НУЖЕН АУДИТ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Аудит делопроизводства – это исследование системы делопроизводства организации с последующим вынесением рекомендаций по ее оптимизации. Рассмотрим, в каких случаях руководство отдела ДОУ может справиться с аудитом самостоятельно, без привлечения внешних консультантов.

Случай 1.

Аудит системы ДОУ необходим, если компания планирует изменить существующую технологию работы (например, перейти на систему электронного документооборота), внедрить новое программное обеспечение, которое имеет отношение к делопроизводственным процессам. Цель аудита: минимизировать осложнения, которые возникнут в делопроизводственных процессах при внедрении новой технологии или программного обеспечения, ускорить процесс обучения персонала работе в новых условиях.

Случай 2. Аудит системы делопроизводства проводят, если в отдел ДОУ приходит новый руководитель. Он первым делом должен исследовать процессы, за выполнение которых теперь отвечает.

Аудит нужно провести, даже если нынешний руководитель «вырос» из работника этого же отдела: когда он увидит все особенности рабочих процессов «сверху», то поймет, что «картина» очень отличается от того, как он ее себе представлял ранее.

Цель аудита: провести оптимизацию процессов, которые в этом нуждаются.

Случай 3.

Аудит системы ДОУ необходим, если руководство понимает, что работники отдела ДОУ неэффективно расходуют свое рабочее время: в канцелярии не прекращаются чаепития и разговоры, а процессы делопроизводства выполняются не так качественно, как могли бы при таком количестве исполнителей. Цель аудита: оценить качество выполнения процессов и внедрить новые процессы, которые выведут ДОУ компании на новый уровень.

Случай 4. Обратная ситуация: из-за большого объема документов работники канцелярии вынуждены задерживаться после работы, а отпуск или больничный для них – непозволительная роскошь.

Аудит системы делопроизводства поможет выявить, почему в структурном подразделении сложилась такая ситуация.

Цель аудита: определить, нанять дополнительных специалистов или оптимизировать процессы, разгрузив нынешних работников.

В любом случае и независимо от целей результат аудита всегда одинаков – это подробный список «слабых мест» каждого из рабочих процессов системы делопроизводства и рекомендации по их исправлению.

АУДИТ = СОКРАЩЕНИЕ?

Работники часто воспринимают аудит (любой, не только делопроизводственный) как неминуемый этап перед сокращением штата.

В результате работа аудиторов вызывает имитацию бурной деятельности или саботаж проверки.

Проблему можно решить, объяснив персоналу, что объект исследования – делопроизводственные процессы, а не те, кто их выполняет, и цель аудита – оптимизация работы с документами, а не массовые увольнения.

Впрочем, иногда опасения работников небезосновательны: исследование может показать, что штат канцелярии непомерно раздут и работодатель существенно сэкономит, если сократит количество работников и перераспределит обязанности. Но такие управленческие решения вправе принимать только главный заказчик аудита – первый руководитель или собственник, а не аудиторы. В любом случае, на следующий день после аудита точно никого не уволят.

ЭТАПЫ АУДИТА

Отобразим этапы аудита системы делопроизводства в Алгоритме и подробно рассмотрим их.

ЭТАП 1. СОЗДАЕМ ПРИКАЗ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА СИСТЕМЫ ДОУ

К этому этапу приступают сразу же, как только принято решение проводить делопроизводственный аудит.

Очень важно позаботиться об административной стороне будущего исследования: установить цели и задачи аудита, срок его проведения, выбрать рабочую группу и назначить ответственного.

Если аудит будут выполнять работники компании, все это следует зафиксировать в приказе по основной деятельности о проведении аудита системы делопроизводства (Пример 1).

Без приказа о проведении аудита системы делопроизводства будет трудно работать со структурными подразделениями: рабочей группе неизбежно придется запрашивать у них информацию, а значит, нужно основание, которое позволит получать ее в достаточном объеме и в необходимые сроки. Ведь зачастую безосновательные запросы либо просто игнорируют, либо отвечают на них «по остаточному принципу», то есть неведомо когда.

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Источник: https://www.profiz.ru/sr/4_2020/audit_deloproizvodstva/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.